稿件提交后，合规风险并没有结束。审稿迟迟没有进展，能否先投另一家期刊？返修时发现作者排序有争议，能否直接更换署名页？编辑部要求核验数据，团队能否找到与投稿版本对应的原始材料？这些问题需要靠清楚的记录解决，而不能只凭“大家当时都知道”。
围绕《中草药》2026年投稿须知列出的数据真实性、原始图片与数据留存、一稿多投、重复发表、不当署名，以及投稿后擅自修改作者和单位等要求，科研团队可以建立一条贯穿投稿前后、能够回溯核对的记录链。下文的归档和协作安排属于操作建议；具体提交材料、变更程序和留存要求，应以期刊现行须知及编辑部要求为准。
投稿前，先固定团队共同确认的版本
投稿前的确认，不能停留在“论文已经看过”。建议由投稿经办人汇总最终稿、署名信息和相关声明，让全体作者针对同一份文件明确确认。否则，有人同意的是旧稿，有人认可的是另一套排序，投稿后就很难说清提交内容是否经过共同认可。
可以将核对集中在以下几个问题上：
| 核对事项 | 投稿前应确认的内容 | 建议留下的记录 |
|---|---|---|
| 数据真实性 | 稿件中的结果能否对应原始记录，是否存在尚未解释的不一致 | 数据核对记录、材料索引、待解决问题及处理结果 |
| 投稿状态 | 同一稿件或仅有微小差别的稿件是否仍在其他期刊处理之中 | 既往投稿记录、退稿通知或撤稿处理信息 |
| 发表重叠 | 与团队已发表成果是否存在实质内容重叠，是否需要说明 | 相关论文清单、重叠内容说明、向编辑部披露的记录 |
| 署名与单位 | 作者名单、排序、单位信息是否准确，是否与实际贡献相符 | 全体作者对明确版本的确认、贡献说明 |
| 提交文件 | 系统填写内容是否与最终稿及附件一致 | 最终提交文件、提交回执、系统信息记录 |
《学术出版规范——期刊学术不端行为界定（CY/T 174—2019）》将不当署名界定为与实际贡献不符的署名或作者排序行为。因此，全体作者同意，并不意味着署名一定合规。团队仍需核对贡献依据，不能用共同签字掩盖与贡献不符的安排。
如果投稿前已有数据疑点、署名争议或未厘清的其他投稿关系，应先解决再提交。不要把“先占住投稿时间，之后再改”当成默认方案。
一稿多投与重复发表，要分开检查
一稿多投关注的是投稿关系，重复发表关注的是发表内容。二者需要不同的核查方式，不能用一次文字查重代替。
按照上述《标准》，一稿多投不仅涉及把完全相同的论文投给多个期刊，也包括将只有微小差别的论文投给两个及以上期刊，或者在约定期限内再转投其他期刊。因此，改标题、调整段落或更换部分表述，不能自动让稿件成为可同时投递的另一篇论文。
对于已经投稿的团队，关键是把稿件状态查清。审稿时间较长、系统状态没有变化，均不能直接作为原投稿关系已经结束的依据。准备转投时，应核对原刊规则及已有通知；如果提出撤稿，建议保留申请、回复以及能够确认处理结果的记录。发出撤稿申请与撤稿已经完成，不应混为一谈。状态不明确时，先向编辑部确认，不要自行推定可以转投。
重复发表则不能只看文字相似程度。《标准》关注的是在未说明的情况下重复发表本人或本人作为作者之一的已发表文献内容。团队应比对相关成果中的数据、主要结果和结论，而不只是检查句子是否相同。
如果拟投稿件与既有论文存在实质重叠，应梳理重叠范围，并按期刊要求如实说明，让编辑部判断是否符合发表要求。添加引用、修改措辞或更换语言，都不能替代对实质重叠的解释，也不能自行证明不存在重复发表问题。
投稿后，署名和单位不能随返修悄悄改动
返修稿属于同一投稿流程，不是重新安排作者名单的机会。对作者增删、顺序调整和单位变更，应将其作为独立事项处理，而不是夹在文字修改中一并提交。
建议团队先说明变更原因，再核对事实依据：是录入错误、贡献认定存在分歧，还是单位信息需要更正？不同情形应分别说明，不能笼统写成“根据实际情况调整”。尤其是作者增删和排序调整，需要能够解释原安排、新安排及其贡献依据。
发现确需变更时，可以按以下顺序处理：
- 保存原提交版本及署名信息，记录发现问题的时间和原因。
- 整理拟变更内容、事实依据及相关作者的明确意见。
- 向编辑部说明情况，确认期刊是否允许该项变更，以及需要履行什么程序。
- 仅按编辑部允许的程序处理，并归档往来文件和最终结果。
团队内部同意，不等于已经获得期刊认可；投稿系统允许编辑字段，也不等于可以自行变更。若期刊不允许相关调整，不能以系统操作空间替代规则判断。
单位信息也不宜因作者发生工作变动就自动替换。应向编辑部说明实际情况，按期刊要求区分需要更正的信息与需要另行说明的现状，不自行推断署名单位应如何变化。
原始材料留存，要能对应到提交结果
数据真实性要求不仅是“不编造数据”，也意味着团队面对核验时，应能说明稿件结果从何而来。《标准》将编造或虚构数据、事实界定为伪造，将故意修改数据和事实使其失去真实性界定为篡改。归档记录有助于核对事实，但归档齐全本身并不能证明材料真实。
对原始图片与数据，建议保留原始文件，并将其与整理文件、处理记录和最终提交材料区分存放。不要只留下粘贴在稿件中的成品，也不要用返修后的文件覆盖原件。涉及整理或处理的，应留下足以解释处理内容及其与最终结果关系的记录。
材料留存是否有效，关键在于能否从稿件中的一项结果追溯到对应原始记录。因此，可以建立材料索引，标明稿件结果所在位置、对应原始文件、相关整理记录及保管责任人。索引不必复杂，但应让未参与日常整理的共同作者也能理解对应关系。
返修时如果替换数据或更新结果，应保存修改前后的版本及原因说明，确保回复编辑部的内容与实际提交文件一致。若发现原始材料缺失或存在无法解释的不一致，应先核查并如实沟通，不能事后补造记录来填平缺口。
具体留存期限不能凭经验设定，应核对期刊、所在单位及适用管理要求。材料涉及个人信息或其他受限内容时，还应控制访问和传递范围，通过符合要求的渠道提供，不能把核验需求理解为可以任意共享。
团队内部，让每次关键决定都有对应记录
合规记录不必复杂，但不能只存在于某位作者的聊天记忆中。建议明确投稿经办人和材料保管人，由经办人统一维护稿件状态与编辑部往来记录；统一经办并不替代其他作者对内容和署名的核对责任。
每次关键决定，都应能回答：讨论的是哪一版稿件，决定了什么，由谁确认，依据是什么，最终提交或处理结果是什么。确认意见最好与具体文件放在一起，而不是只保存脱离上下文的一句“同意”。
对已经投稿的团队，最实际的下一步是做一次记录盘点：核对当前投稿状态，固定实际提交版本，补齐署名确认与材料索引，集中保存编辑部往来信息。这里的“补齐”是整理已有事实和记录，而不是补造当时并未发生的确认。
守住底线，不是把承诺书签得更多，而是让投稿关系清楚、署名依据可解释、数据来源可追溯、变更过程有记录。遇到无法确认的问题，先核查、先沟通，再继续流程，比事后尝试解释更稳妥。
