投稿系统里被标记为“Supplementary Materials Not Cited”或“File Format Not Accepted”时，问题往往不在研究本身，而在提交前缺少一轮针对附件的技术核对。补充材料一旦被系统退回，稿件可能停留在技术审查环节，甚至错过目标期刊的收稿窗口。更常见的情况是，作者把补充材料当作“能传就传”的可选项，直到退回通知出现才意识到，文件类型、正文引用、命名方式各自独立成问题，而这些问题本来可以通过清单化核对提前排除。
围绕投稿合规来理解补充材料，会比单纯“把多余内容打包上传”更有效。期刊编辑部和投稿系统首先检查的不是附件里有多少分析，而是附件是否匹配作者指南中的格式限制、是否在正文中被明确指向、是否按系统要求完成上传。以下核对清单按照投稿前准备到最终提交的顺序组织，可作为通用操作路径；涉及特定期刊时，应以期刊最新投稿须知和系统提示为准。
从作者指南中提取补充材料的硬性要求
补充材料的合规起点不在文件本身，而在于期刊对它的定义和限制。作者指南中通常分散在“Supplementary Material”“Supporting Information”“Manuscript Preparation”或投稿系统说明里，需要集中提取以下几类信息。
先确认是否允许补充材料及允许的范围
不是所有期刊都接受任意形式的补充材料。核对时应确认两个层面：期刊是否允许提交补充材料；如果允许，是否限定在特定内容类型，例如扩展数据表、方法细节、补充图表、音频视频或研究数据。若期刊仅允许图表类补充材料，单独上传一份长文本附录就可能被系统或编辑判为不合规。
提取文件格式与大小限制
这是技术审查中出现问题最多的环节。应从作者指南中记录期刊接受的扩展名、单文件大小上限和总附件大小限制。例如，某些期刊仅接受 PDF、DOCX、XLSX、CSV 和常见图像格式，另一些可能要求视频采用 MP4、音频采用 MP3。关键不是记住“通常接受什么”，而是逐项对照目标期刊的列表。若指南未写明，可在投稿系统的上传页面查看格式提示，或通过期刊官方联系方式确认，不应以其他期刊的标准替代。
记录文件数量和命名规则
部分期刊会规定补充材料的总文件数，或要求文件名包含“Supplementary”“Figure S1”“Table S2”等标识。若期刊要求匿名审稿，文件名和文件内部还可能需要去除作者信息。核对时应把命名规则与匿名要求合并检查，避免仅改文件名却遗漏文档属性中的作者信息。
文件类型与大小的逐项核对
从作者指南提取要求后，应对照已准备好的全部补充材料文件做逐项核对。建议建立一份简单表格，列明每个文件的名称、内容、格式、大小和是否需要匿名处理。这种表格不必提交给期刊，但能显著降低遗漏概率。
优先核对高风险格式
超出期刊接受范围的格式比文件过大更容易被忽视。常见高风险情况包括：图片以 TIFF 或 PSD 原档保存，但期刊要求统一为 PDF 或 JPEG；表格以 Numbers 或 WPS 原生格式保存，系统只接受 XLSX 或 CSV；视频以 MOV 提交，而指南明确为 MP4。核对时应以目标期刊列表为准，而不是以自己电脑上“可以打开”为判断标准。
压缩文件与多文件打包需特别谨慎
如果作者指南未明确允许 ZIP 或 RAR，就不要将多个附件打包上传。部分投稿系统会直接拒绝压缩包，或要求每个补充文件单独命名、单独上传。对多面板补充图，应先确认期刊要求合并为单个 PDF，还是可分别提交各图文件。
检查文件是否可被顺利打开
文件扩展名正确并不等于文件可用。应确保每个补充材料文件在上传前能被常见软件正常打开、页面顺序正确、表格公式不因软件转换而丢失。PDF 文件应逐页检查是否出现乱码、字体嵌入异常或空白页；表格文件应检查多工作表是否完整、公式是否仍可计算。
正文引用与附件一致性核对
补充材料合规的一个重要看点是正文引用。让附件在系统中被识别为“已引用”，不是靠文件名与稿件的心理关联，而是靠正文中明确、完整的引用标记。
确保每个附件都有正文引用
正文中应对每个补充材料文件或编号作出明确指向。例如，正文中写“见补充表 S1”“Supplementary Figure S2 显示了……”时，附件提交列表里应有对应的 Table S1、Figure S2。对于以图片、视频或数据集形式存在的补充材料，同样需要编号和指向，不能仅在上传说明中提及。若附件未被正文引用，编辑或系统可能直接将其剔除，或者要求作者重新上传并说明。
核对编号顺序与文件名称一致
编号常出现两类问题：正文中的“Table S3”在附件中实际名为“Supplementary Table 3”，或在修订过程中新增了“Figure S1”却未同步调整后续编号。应从正文引言到讨论的顺序，依次提取所有“S”编号，再与附件列表一一比对，确保编号连续、名称一致、指向正确。这看起来是文本层面的工作，实际是影响引用是否算数的重要环节。
不把补充材料当成正文内容的替代
正文引用不应是“详细内容见补充材料”式的空泛指向后，把关键论证全部移出正文。补充材料应承载支撑性、扩展性或方法细节，正文需要在无附件的情况下仍保持完整可理解。若基本结论、核心数据和主要论证都依赖附件，编辑可能认为稿件架构不合理。核对时可反向测试：假设附件全部删除，正文是否仍可独立成立。
上传顺序与最终核验
材料准备好后，上传顺序不当也可能造成引用错乱或系统识别失败。不同投稿系统的交互方式有所不同，但多数情况下遵循一个相对稳定的顺序：先上传主稿件，再上传标题页、图表和补充材料，或按系统预设类别逐项放入。关键是不要跳过分类步骤，将补充材料误放到“Manuscript”或“Figures”类别中。
按投稿系统的分类逐项上传
系统通常会为补充材料提供专门的上传类别，如“Supplementary Material”“Supporting File”“Supplemental File for Review”。上传前应先查看该类别是否对格式、大小、数量有二次提示。若系统要求填写附件说明，应填入与正文一致的编号名称，如“Supplementary Table 1. Full coding results”，而不是只写“附件1”。
上传后逐个打开确认
最终提交前，应回到系统生成的 PDF 合并预览页面，逐个检查补充材料是否成功上传、顺序是否合理、文件是否可打开。预览页中若出现附件为“N/A”、0 KB 或无法显示，应替换文件后重新检查。这个环节虽然耗时，但比收到技术退回后重新排队审稿更可控。
保留一份本地归档
在上传完成后，将最终版本的补充材料、正文文件、作者指南要求列表和系统提交确认信息一并归档。这样一旦收到技术审查意见，可以直接定位问题文件，而不必在多个版本之间反复寻找。归档时建议采用与期刊命名规则一致的命名方式，并记录提交日期。
补充材料投稿前自查清单
以下清单可在每次提交前统一使用，各项以“是/否/不适用”标记：
- 已确认期刊允许提交补充材料，并已提取格式、大小、数量限制。
- 所有文件扩展名均在期刊接受列表内。
- 单个文件和总附件大小未超过限制。
- 文件名符合期刊命名规则，匿名稿已去除作者信息。
- 无未经授权的压缩包或多文件打包。
- 每个文件均可正常打开，格式未损坏。
- 正文中每个补充材料均有明确引用。
- 补充材料编号在正文与附件中一致、顺序连续。
- 正文在缺少附件时仍可独立理解。
- 系统上传类别正确，上传后已预览确认。
- 提交前已保存最终版本和期刊要求清单。
补充材料的核对不是独立于论文写作的另一件事，而是投稿合规的一部分。它不直接决定稿件是否会进入同行评审，但会决定稿件是否因格式和引用问题被卡在评审之前。把附件从“可选项”转为必要核对项，核心动作并不复杂：先看作者指南，再逐项对照，最后按系统提示完成上传。任何清单的价值都不在于一次全部记住，而在于让每一次提交都经过同一套稳定的、可追溯的排除流程。
