收到一封写着“accepted”“provisionally accepted”或“原则上接受”的邮件，第一件该做的事是把附件和正文逐字读完，不必急着庆祝，也不要立刻转发到课题组群。决定录用的是决定信里那几句话的措辞，而不只是“接受”这个字眼；这些措辞既决定了你接下来两周要交哪些材料，也决定了你现在能不能对外说“论文已被录用”。下面按截止时间和返工风险两个维度，把初步接受之后的待办事项排一遍。
先分清“接受”的三种措辞
期刊编辑部使用的表述并不统一，但常见的可以归为三类，后续动作差别很大。
- 无条件接受：决定信明确写“accept”“accepted in its present form”，并说明“无需进一步修改”。这类情况下，正文内容基本定稿，剩下的是材料、版权和作者信息等事务性工作。
- 有条件接受：信中出现“conditional acceptance”“acceptance subject to satisfactory revision”“minor revision required before acceptance”之类的表述。这类情况本质上仍是“修改后再定”，你必须提交修改稿和回复信，并且通常要等编辑再次确认才算走完。
- “原则上同意发表”类：多见于中文期刊或部分会议，措辞如“拟录用”“同意发表，待修改后刊出”。它往往意味着编辑部已倾向接受，但仍挂着你必须完成的动作。
判断方法很直接：看决定信里有没有列出“必须完成的事项”和明确的截止日期。有清单，就按清单做；只有一句“恭喜”，反而要回信向编辑部确认后续步骤和预计时间。
按风险和截止顺序排的核对顺序
把待办事项按以下顺序排，是因为越靠前的项目，逾期或返工的代价越大。
| 顺序 | 节点 | 谁在等 | 拖延或出错的后果 |
|---|---|---|---|
| 1 | 修改稿与逐条回复信 | 编辑在等你 | 逾期可能被视为撤稿，或被重新送审 |
| 2 | 作者信息与署名顺序 | 生产编辑在等你 | 上线后修改署名极难，且涉及学术规范 |
| 3 | 版权与许可协议 | 出版社在等你 | 未签署可能卡住排版和上线 |
| 4 | 图表源文件与补充材料 | 排版部门在等你 | 高清图缺失会临时向你索要，推迟见刊 |
| 5 | 基金、伦理、数据可用性等声明 | 编辑部核对 | 与投稿时登记信息不一致会被退回 |
| 6 | 校样（proof） | 出版社在等你 | 逾期常被视为默认通过，此后难再改 |
前五项都发生在“初步接受”到“正式录用”之间，第六项通常发生在正式录用之后、上线之前。
现在必须交的材料，和可以稍后补的材料
这条界线不该靠猜，而应依据决定信和期刊作者指南。经验上可以这样区分：
通常必须在提交终稿时一并交齐的：
- 按审稿意见修改后的正文，以及逐条回应的回复信（点对点说明改了什么、改在哪一页哪一行）；
- 与正文完全对应的图表文件，不少期刊要求提供可编辑源文件（如 Word、LaTeX 源文件、矢量图），而非仅嵌入图片的 PDF；
- 版权转让协议或排他许可协议、开放获取（OA）选择表；
- 全体作者确认的作者信息表，包括姓名拼写、顺序、单位、通讯作者标记和邮箱；
- 投稿时已声明的基金编号、伦理审批号、利益冲突声明、数据可用性声明，如果这些内容有更新，应在此处同步。
通常可以稍后补，或等到校样阶段再处理的：
- ORCID 与账户的关联（多数期刊允许上线前后补挂）；
- 校样阶段发现的排版错误、图表位置错位、参考文献编号错乱；
- 版面费或文章处理费（APC）的付款与发票信息，很多期刊在正式录用后才开发票；
- 用于机构知识库、预印本平台的最终稿版本，须等期刊允许的时间点。
反过来，有一类东西不要等到以后：署名顺序、通讯作者归属、单位标注。这些一旦进入排版流程，修改成本陡增，很多期刊在录用后原则上不再接受署名变更。
作者信息：最容易反复返工的一环
逐一核对下面几项，把最终确认版本发给通讯作者留档：
- 姓名的拼写与大小写，是否与 ORCID、既往发表记录一致；中文作者还要确认英文名的写法（如 Zhang San 还是 San Zhang）在全文和系统中统一；
- 作者顺序是否与投稿时一致，是否有作者在修改阶段要求调整；
- 每个单位名称是否使用规范全称，是否标注到院系或研究所层级，单位顺序是否与作者顺序对应；
- 通讯作者标记、邮箱是否可用。建议使用机构邮箱，个人邮箱在毕业或离职后可能失效，而通讯作者邮箱会印在论文上；
- 是否有人已毕业、换单位或出国。常见处理是保留研究完成时所属单位为第一单位，另标注“现地址”，具体写法以期刊作者指南为准。
署名或单位需要变更时，不要直接改文件提交，而应走申请：给编辑部或生产编辑发一封说明信，写清现状、希望改成什么、变更理由，并附上全体作者（尤其是被增删者）的书面同意。是否批准由编辑决定，部分期刊在录用后完全不接受署名变更。越早提出，成功率越高。
版权表与开放获取：签字前弄清三件事
版权表往往和终稿一起提交，签署前值得花十分钟确认：
- 签的是哪种协议。是版权转让，还是给出版社的排他或非排他许可？作者保留哪些权利，比如教学使用、机构知识库自存档、会议报告后分发？这些通常写在协议正文或“作者权利”说明中，不必只看到“同意”就继续。
- 是否选择开放获取，以及选哪种许可。OA 涉及文章处理费，金额与许可类型（如 CC BY、CC BY-NC-ND）直接影响后续复用权限和费用来源。若需走课题经费，要提前确认报销流程和发票抬头。
- 由谁签、怎么签。多数期刊由通讯作者代表全体作者签署，部分要求每位作者单独在线确认。若有作者长期联系不上，尽早告知编辑部，询问可否出具授权说明，不要拖到截止日。
和编辑部沟通的几个实用习惯
- 一封邮件只谈一件事，主题行写清稿件编号和事由，例如“Manuscript ID ×××—request for extension of revision deadline”；
- 需要延期，务必在截止日之前提出，并给出可行的新日期和理由，到期当天才说通常很被动；
- 需要变更信息，写清“现状—拟改为—理由—附件（全体作者同意）”，让编辑一眼能批复；
- 不要在编辑、生产编辑、客服之间多头并进，同一封邮件抄送相关方即可，否则容易出现两套指令；
- 所有回复保留邮件记录，投稿系统里的状态更新与邮件不一致时，以系统内正式决定为准并向编辑部确认。
什么时候可以对外说“已录用”
比较稳妥的判断标准是：你拿到了明确写出录用结论的通知，且该通知不附带你尚未完成的实质性条件。
- 决定信写着“接受，需在×月×日前提交修改稿”，那在修改稿被接受之前，严格说是“有条件接受”，对外表述宜谨慎；
- 学校或单位用于毕业、评奖、职称、基金结题时，通常要求“正式录用通知”或“录用证明”，有的还要求加盖公章或由编辑部直接发送。这类证明的形式与开具时间各机构口径不同，建议在需要之前就问清本单位科研管理部门认可哪几种材料；
- 涉及预印本更新、社交媒体宣传、课题组新闻稿时，注意期刊的媒体禁发期（embargo）政策。多数期刊不希望作者在正式上线前公开传播已排版的终稿版本，但通常允许说明“已被某刊接受”。具体尺度查期刊的作者指南或宣传政策。
一页纸核对清单
- [ ] 通读决定信，标出“必须做”的事项与所有截止日期
- [ ] 确认录用类型：无条件、有条件，还是“拟录用”
- [ ] 完成修改稿与逐条回复信，按格式要求上传
- [ ] 锁定作者信息终版：拼写、顺序、单位、通讯作者、邮箱
- [ ] 如涉及署名或单位变更，先发申请并附全体作者同意
- [ ] 阅读版权协议全文，确认签署方式与权利人
- [ ] 决定是否开放获取，确认费用与经费来源
- [ ] 备齐图表源文件、补充材料、声明类文件
- [ ] 同步更新基金号、伦理批号、数据可用性声明
- [ ] 记录稿件编号与对接人邮箱，统一沟通渠道
需要强调的是，上面这些顺序是通用框架，各期刊的具体要求差异不小：Wiley 的作者资源页提示作者需在收到通知后按要求返回校样，其页面提到校样需在 48 小时内返回；Elsevier 的支持中心则把录用后的流程拆为生产接收、校样等多个阶段（以上两项检索日期均为 2026 年 10 月）。你的目标期刊究竟在哪个节点要哪些材料、允许多长时间，只能以该刊最新作者指南和那封决定信为准。政策会更新，动笔前不妨把作者指南页面重新打开核对一遍，并留意页面上的“最后更新”日期。
