投稿被退回，往往不是研究本身出了问题，而是材料没交齐。编辑在送外审之前通常先做一轮形式审查：稿件文件能不能打开、图表是否齐全、声明是否缺失、作者信息是否完整。这一轮不过，稿子连同行评审的门都进不去。Manuscript Preparation Checklist（稿件准备清单）就是为这一步准备的，它把期刊零散的要求整理成可逐项确认的条目。问题在于，很多人只读了 Guide for Authors 的正文，却没找到清单本身，或者找到后把它当成一份“参考阅读”，而不是一份要打勾的执行表。
先定位到“这一本期刊”的清单，不要用通用模板
清单的来源有三层，优先级从高到低：
- 期刊主页的作者指南页。多数出版社（Wiley、Elsevier、Frontiers 等）会在期刊主页设置 Author Guidelines、Guide for Authors 或 “Preparing your research” 入口。清单可能是网页正文，也可能是页面里挂的一个 PDF 附件。
- 出版社层面的通用清单。例如 Wiley 的 Manuscript Preparation Checklist（本文参考的是 2025 年 6 月版），会写明技术性要求，但开头就说明“更多细节见期刊主页的 Author Guidelines”。也就是说，通用清单不能替代期刊页。
- 投稿系统内的提交步骤。Editorial Manager、ScholarOne 这类系统在提交过程中会逐步列出必填项和必传文件类型，实务上这是最贴近实际提交的一份清单。
找清单时留意两件事：一是 PDF 文件的版本日期，文件名里常带类似 “June 2025”“rev-2024” 的标识，同一本刊的旧版清单可能还在网上流传；二是清单是否与作者指南冲突，冲突时以期刊主页更新的版本为准。本文核对时间为 2025 年，参考 Wiley 2025 年 6 月版清单与 Frontiers 的作者准备清单页面；期刊要求会调整，投稿当天请再核一次官网。
把清单拆成三类，才知道哪些不能漏
拿到清单后不要从头往下读一遍就完事，先分类。不同类别的条目，缺失后果完全不同。
| 类别 | 典型条目 | 判断标准 | 缺失后果 |
|---|---|---|---|
| 硬性材料 | 正文可编辑文件、图（单独文件或内嵌）、表、补充材料、Title Page | 期刊明确写 “required” 或系统标为必传 | 无法完成提交，或被技术审查退回 |
| 声明类 | 数据可用性声明、资助声明、利益冲突披露、伦理审批、患者知情同意、临床试验注册 | 多数标 “required”，部分标 “if applicable” | 最常见的形式退稿原因 |
| 格式类 | 章节顺序、参考文献格式、图表编号与引用、语言风格、字数与图表数量上限 | 多为 “should”，但会直接影响编辑第一印象 | 可能被要求重投或退回修改 |
一个实用判断：“if applicable” 不等于“可以不写”。如果研究确实不涉及伦理审批或临床试验，通常也需要在稿件中明确写一句“本研究不涉及人类受试者/动物实验，故无需伦理审批”，而不是留空。空白在编辑眼里和遗漏很难区分。
新投稿：Free Format 不等于什么都不用准备
Wiley 的清单里有一句容易被误读的话：新投稿（New Submission）可以采用 Free Format，以简化流程。但同一页紧接着列出了即便在 Free Format 下仍然必须提供的材料：
- 稿件正文，须为可编辑文件，包含文字、图、表，或图、表作为单独文件提交
- ORCID ID
- 稿件的 Title Page（标题页）
- 数据可用性声明（Data availability statement）
- 资助声明（Funding statement）
- 利益冲突披露（Conflict of interest disclosure）
- 转载第三方材料的授权（Permission to reproduce material from other sources）
- 伦理审批声明（如适用）
- 患者知情同意声明（如适用）
- 临床试验注册信息（如适用）
这张列表本身就可以直接当作新投稿的骨架清单。要注意的是，Free Format 放宽的是排版细节（字体、行距、参考文献样式等），不是材料完整性。很多人恰恰在这里出错：以为“免格式”，于是标题页没做、声明没写、ORCID 没填。
另外几项虽不在上述清单里，但几乎每本刊都会查：
- 图、表必须在正文中被依次引用，编号与文件一一对应（Frontiers 的清单就把“图、表标注正确且在正文中被引用”“正文引用与参考文献列表双向核对”单列为一步）；
- 补充材料按期刊要求命名并说明用途；
- 通讯作者确认全体共同作者已看过终稿并同意投稿；
- 需要时准备 Cover Letter，说明稿件与期刊的相关性，并披露相关重复投稿或利益关系。
返修稿：清单换了一套逻辑
这是最容易被忽略的部分。Wiley 的清单明确写着：返修稿（Revised Manuscripts）需按另一份清单准备，并使用 Author Guidelines 页面提供的 Word 与 LaTeX 模板排版，文件内章节顺序一般为 Title – Author(s) –（Dedication）– 后续章节。换句话说，新投稿阶段享受的 Free Format 便利，到返修阶段基本结束。
返修稿要额外核对的内容通常包括：
- 模板：是否已换成期刊指定的 Word 或 LaTeX 模板，章节顺序是否符合要求；
- 两份稿件：一份带修订标记（tracked changes）或高亮，一份干净版，具体以期刊要求为准；
- 逐条回复：对审稿人和编辑的每一条意见给出回应，说明修改位置（页码、行号或章节）；
- 声明更新：新增数据是否更新了数据可用性声明；新增作者或单位是否更新了作者贡献与利益冲突；
- 作者变更：增减作者或调整顺序，需全体作者书面同意，多数期刊有专门表格；
- 重新提交的元数据：返修阶段系统里的标题、摘要、关键词、基金号是否与稿件一致。
返修稿被退回重改，常常不是因为科学问题没解决，而是回复信没有逐条对应、修订版看不出改了哪里、或者模板用错。
六个最常被漏掉的条目
ORCID。现在已经从“建议”变成硬性要求。通讯作者和主要作者都应提前注册并绑定到投稿系统，临时注册容易在提交环节卡住。
数据可用性声明。即使数据不公开，也要写清楚数据在哪里、如何获取、受何种限制。空白或一句“数据可向作者索取”在很多期刊已不再被接受，需要说明理由。
资助声明。没有资助也要写明“本研究未获得任何资助”。基金编号要与投稿系统里填写的一致。
利益冲突披露。包括经济性利益和非经济性利益（如与编辑、审稿人的合作关系、机构竞争关系）。全体作者都要确认。
伦理审批与知情同意。涉及人类受试者、动物实验、可识别个人信息的影像或数据，必须写明伦理委员会名称、批号与知情同意方式。这类材料补办周期长，投稿前就该确认齐全。
第三方材料授权。改编或转载他人已发表的图、表、量表，需要版权方许可；即使在自己以前的论文里用过，也可能需要授权。这项在清单里往往只有一行，却是最容易拖到最后一刻的。
把清单变成自己的“投稿包”核对表
官方清单是通用语言，你还需要一份针对本稿的操作版本。做法很简单：
- 新建一个文件夹，按“正文 / 图 / 表 / 补充材料 / 声明与表格 / 回复信”分子目录，文件名统一加上日期和版本号（如
Fig1_v3_20250610.tif）。 - 把官方清单逐条抄成勾选表，每条后面加两列：“本稿对应文件”和“负责人”。把“if applicable”的条目也保留，不适用的注明理由。
- 区分三种状态：已完成、不适用（附理由）、待补。只有前两种可以提交。
- 交叉核对：通讯作者自查一遍，再请一位共同作者按同一份清单独立过一遍。同一个人连续检查同一份材料，很容易看漏。
- 提交后归档：保存系统生成的确认页、稿件编号和当次上传的全部文件副本。后续返修、校稿、以及万一出现争议时，这份存档都是依据。
最后十分钟值得单独留给一致性检查：正文里的图表编号与实际文件是否对应、参考文献列表与正文引用是否双向匹配、作者姓名与单位拼写是否与系统元数据一致、所有声明是否都出现在稿件里而不只是填在网页表单中。这些都不是学术判断，全是可以在提交前消掉的返工。清单的价值不在于它写得多全，而在于你有没有把它当成一份要签字的检查表，而不是一篇读过就算的说明文档。
