在读研究生打算把生成式AI用于学位论文时，最先要处理的往往不是“选哪个工具”，而是“这一步是否需要事先批准、由谁批准、批准之后如何留痕”。多伦多大学的相关规则把这件事明确放在程序层面：工具能力再强，只要进入学位论文的研究或写作环节，就必须先走审批，再谈使用。本文从程序合规而非工具功能的角度，把“事先批准”拆解为申请内容、审批主体与过程记录三个环节，并给出一份可以直接照着填的记录清单。
时效与来源说明：本文引用的公开资料检索日期为2025年9月，主要包括多伦多大学研究生院（SGS）2023年发布的《Guidance on the Appropriate Use of Generative Artificial Intelligence in Graduate Theses》、多伦多大学医学生物物理系（MBP）2023年9月23日的生成式AI使用政策，以及多伦多大学治理委员会学术政策与项目委员会2025年9月16日的报告。院系文件与指南更新较快，执行前请以本校、本院系最新官方文件为准。
一、规则从哪里来，管到哪些材料
多伦多大学SGS的这份指南于2023年出台，面向研究生论文中生成式AI的适当使用，覆盖研究活动与写作活动，强调学术诚信、透明度与学术质量。它是校级层面的框架性文件，具体的强制程度往往由院系政策承接。
以MBP的政策文件为例，它直接要求博士论文作者遵循SGS指南，并且写明：在论文研究或写作的任何环节使用生成式AI工具，都必须事先取得导师和指导委员会（supervisory committee）的批准。同一份文件还把适用范围向外延伸了两类情形：
- 硕士论文，以及资格考试／重新分类考核的提案：按照与博士论文相同的方式处理，不能因为“只是提案”就降低要求。
- 课程作业：由课程协调人（course coordinator）在课程大纲中自行设定规则；凡是大纲没有明确允许的用法，学生必须事先取得课程协调人的批准。
这里有一个容易被忽略的边界：课程作业的规则和学位论文的规则不是一回事。大纲里写“本课程允许使用AI做文献梳理”，不等于你的硕士论文允许同样操作；反过来，导师同意你写论文时使用，也不等于某门课的作业可以照做。判断依据是材料性质对应的那一套规则。
另外，这套规则本身仍在变动中。2025年9月16日的委员会报告显示，SGS已向各研究生单位负责人发放问卷，收集反馈、困难与现实需求，用于进一步扩展指南内容，并安排在当年12月举行跨校区讨论。对学生而言，这意味着两件事：一是现在拿到的版本未必是终版；二是在开题、换题、进入写作阶段等关键节点上，值得重新确认一次现行要求。
二、把“事先批准”拆成三件事
“事先批准”听起来是一句话，落到操作上包含三个必须各自完成的环节，缺任何一环都可能被认定为程序不完整。
1. 申请内容：写清楚“用什么、做什么、不做什么”
口头说一句“我想用AI润色”通常不足以支撑一次有效的审批，因为导师和委员会无法据此判断风险边界。一份可用的申请至少应覆盖以下要素：
- 工具信息：工具名称、版本或访问方式，以及是否属于会保存、复用输入内容的服务类型。
- 用途环节：用于选题头脑风暴、文献线索检索、语言润色、结构建议、代码辅助、数据整理或其他环节，逐项列出。
- 使用边界：哪些工作明确不会交给AI，例如研究设计判断、数据解释、结论推导、对他人成果的评价。
- 数据边界：是否涉及未发表数据、受试者信息、合作方保密材料或尚未公开的专利内容；如有，说明如何避免上传。
- 核验方式：AI输出将如何被检查，例如回到原始文献核对、由作者重写后再定稿。
- 披露方式：计划在论文的哪个位置、以何种表述说明使用情况。
2. 审批主体：导师加指导委员会，而不是导师一人
MBP政策表述的是“导师和指导委员会”的批准。这意味着即便导师个人表示同意，如果该项使用未经指导委员会层面确认，程序上仍然存在缺口。实务中可行的做法是：把AI使用申请作为一个固定议程项，提交到指导委员会会议（或委员会认可的书面审议流程）中讨论，并在会议记录里留下结论。
同时要注意院系差异。校级指南提供的是框架，院系可以叠加更严格的要求，例如要求逐次报批、限定可用工具清单，或在提案、论文、答辩幻灯片等不同材料上分别适用。入学年份不同、专业不同，适用的版本也可能不同，因此第一步永远是查本院系与SGS的现行文件，而不是参考同门去年的做法。
3. 过程记录：让“批准过、按批准执行”可以被验证
审批的价值在于可追溯。缺少记录时，事后很难区分“事先获批的使用”和“事后补充说明的使用”。记录应至少包含：申请文本、提交时间、审批主体、审批结论、附加条件、获批的使用范围，以及实际执行中发生的任何偏离与再次确认。
三、可直接执行的七步流程
- 查现行规定：确认SGS指南版本、本院系政策、以及（若涉及课程作业）课程大纲的具体条款。
- 起草申请：按上文六项要素写成一份一页以内的说明，避免使用“适当使用AI辅助研究”这类无法验证的措辞。
- 提交审议：在指导委员会会议前发送给导师与委员，或在邮件中明确请求审议，并给出回复期限。
- 取得书面确认：以邮件、会议纪要或审批表等可保存的形式固定结论，口头同意建议补一封邮件复述确认。
- 按批准范围执行：批准的用途之外不自行扩展；确有需要时先补充申请。
- 记录变更：更换工具、扩大用途、把AI引入新的章节时，重新走一次确认，不沿用旧批准。
- 写入论文并归档：按批准时约定的方式披露，并把整套材料与论文版本一并保存。
四、论文正文里如何说明工具与用途
披露的目标是让读者和评审能够判断哪些部分由谁完成、如何核验，而不是简单贴一句免责声明。通常应说明：使用的工具名称与版本、使用的具体环节、作者本人承担的工作、以及输出内容的核验方法。若院系或期刊有指定位置（如方法部分、致谢、独立声明），以指定要求为准；没有指定时，放在读者能明确定位到相关章节的位置更稳妥。
需要避免的表述有两类：一是把工具描述得过于笼统，无法判断实际介入程度；二是把“已披露”当成“已合规”，忽略了此前的审批环节。披露与批准是两件事，前者写在论文里，后者留在记录里，两者都需要。
五、记录清单
| 记录项 | 应包含的内容 | 常见形式 |
|---|---|---|
| 政策依据 | 适用的SGS指南版本、院系政策、课程大纲条款 | 文件截图或版本号摘录 |
| 申请说明 | 工具、用途、边界、数据限制、核验方式、披露计划 | 书面说明文档 |
| 提交凭证 | 提交对象、提交时间、请求的回复期限 | 邮件或会议议程 |
| 审批结论 | 批准主体、批准范围、附加条件、是否限期 | 邮件回复、会议纪要、审批表 |
| 变更记录 | 每次用途或工具调整及其再次确认结果 | 追加邮件或补充纪要 |
| 执行证据 | 关键环节的输入输出处理方式、核验笔记 | 工作日志 |
| 披露文本 | 论文中实际使用的说明表述 | 论文定稿对应段落 |
保存期限建议覆盖到学位授予之后，以便在评审、抽检或后续质疑时能够说明过程。
六、几种常见的误判
- “只做语言润色，不算使用AI。” 规则约束的是“论文研究或写作的任何方面”，润色是否属于需要报批的范围，应由本校规定和导师判断，而不是由使用者自行豁免。
- “导师点头就算批准。” 若政策要求指导委员会层面批准，仅导师同意并不完整。
- “批准一次可以覆盖全程。” 工具更换、用途扩大、进入新的研究阶段，都属于实质性变化，宜重新确认。
- “课程大纲允许，所以论文也允许。” 两类材料的规则来源不同，适用条款也不同。
- “指南只是建议。” 当院系政策把SGS指南纳入强制要求时，它在院系范围内就具有约束力。
- “AI生成的内容署我的名没问题。” 署名与学术责任由作者承担，工具不承担任何责任，这一点不会因使用是否获批而改变。
七、责任边界与时效提醒
在这套流程里，能被追责的主体始终是学生本人：报批是否及时、批准范围是否被遵守、论文披露是否准确，最终都由作者负责。导师与指导委员会的批准，解决的是“允许做什么”的问题，不替代作者对内容真实性、引用准确性和学术诚信的判断。把审批记录整理清楚，既是应对评审与抽检的现实需要，也是把“工具使用”纳入可控研究流程的基本功。
最后再次提示：本文所依据的资料检索于2025年9月，其中SGS指南正在根据各方反馈进行扩展，相关规定可能已经更新。动手之前，请先查本校研究生院与本院系的最新文件，确认适用版本，再据此撰写申请与记录。
